Как да експортирате и импортирате правила в Outlook

Ако сте използвали Outlook за значителен период от време, вероятно имате създадени няколко правила, които да ви помогнат да управлявате приливната си вълна от имейли. Ако имате нов компютър или преинсталирате Windows, не е необходимо да ги настройвате отново – просто ги експортирайте.

ДА СЕ Правило в Outlook е поредица от стъпки, които настройвате, автоматично да предприемат конкретни действия върху имейл съобщенията при получаването им. Например, можете автоматично показване на известие, когато получите важни имейли , преместете подобни имейли в конкретна папка или маркирайте съобщение за последващо действие в определено време.





СВЪРЗАНИ: Как да управлявате по-добре имейл в Outlook с бързи стъпки и правила

За щастие Outlook има начин да архивира тези правила. Това е полезно, ако трябва преинсталирайте Windows , настройте Outlook на нов компютър или споделете правилата си с други хора.



Как да експортирате вашите правила за Outlook

За да започнете, уверете се, че разделът Начало е активен. В секцията Преместване щракнете върху Правила и изберете Управление на правила и сигнали от падащото меню.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете също да получите достъп до правилата и сигналите, като щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху бутона Управление на правилата и предупрежденията на екрана Информация за акаунта.



Реклама

Показва се диалоговият прозорец Правила и предупреждения. В раздела Правила за електронна поща щракнете върху Опции в лентата с инструменти над списъка с правила, които сте създали.

ЗАБЕЛЕЖКА: Всички изброени тук правила ще бъдат архивирани, а не само избрани правила.

В диалоговия прозорец Опции щракнете върху Правила за експортиране.

Показва се диалоговият прозорец Запазване на експортираните правила като. Придвижете се до папката, в която искате да запишете вашия архивен файл с правила. Въведете име за вашия архивен файл в полето за редактиране Име на файла. Типът правила на съветника за правила (*.rwz) е избран по подразбиране в падащия списък Запиши като тип и разширението .rwz се добавя автоматично към файла. Ако споделяте правилата си с други хора, използващи същата версия на Outlook като вас, щракнете върху Запазване. Ако споделяте своя файл с правила с някой, който използва по-стара версия на Outlook, ще трябва да изберете различен тип файл с правила, преди да го запазите, както е обсъдено по-долу.

В допълнение към формата на файла с правила за текущата версия на Outlook, падащият списък Запиши като тип предоставя три допълнителни формата за файла с правила за хора, които все още използват Outlook 2002, 2000 или 98. Изберете една от тези опции според нуждите и след това щракнете върху OK, за да запишете файла с правила.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако споделяте правилата си с множество хора, използващи различни по-стари версии на Outlook, изберете най-ранната версия, тъй като по-старите файлове с правила винаги могат да се отварят в по-нови версии на Outlook.

Реклама

След като експортирате файла си с правила, щракнете върху OK в диалоговите прозорци Опции и Правила и сигнали, за да се върнете към главния екран за поща (или екрана Информация за акаунта, в зависимост от това откъде сте започнали).

Сега можете да архивирате получения .rwz файл на всяко външно или мрежово устройство или да го споделите с други хора.

Как да импортирате вашите правила на Outlook

СВЪРЗАНИ: импортира файла с данни на Outlook, който сте архивирали (правилата не се записват във файлове с данни на Outlook) от стария си компютър и сте готови да проверите имейла. Нека импортираме онези правила, които сте създали и архивирали, така че Outlook да може автоматично да предприема действия по имейл, когато се появи. Отворете диалоговия прозорец Правила и предупреждения по един от двата начина, които обсъдихме по-рано. Имайте предвид, че списъкът с правила е празен. За да коригирате това и да импортирате правилата си, щракнете върху Опции.

В диалоговия прозорец Опции щракнете върху Правила за импортиране.

Показва се диалоговият прозорец Правила за импортиране от. Придвижете се до папката, в която сте запазили вашия архивен файл с правила, изберете файла .rwz и след това щракнете върху Отвори.

Ще забележите, че списъкът с правила в диалоговия прозорец Правила и предупреждения, зад все още отворения диалогов прозорец Опции, се попълва с вашите персонализирани правила. Щракнете върху OK в диалоговия прозорец Опции, за да го затворите и да се върнете към диалоговия прозорец Правила и предупреждения.

Ако сте проверили имейла, преди да импортирате правилата си, можете да стартирате правилата си сега в имейла, който вече сте получили. За да направите това, щракнете върху Изпълни правилата сега в лентата с инструменти над списъка с правила в диалоговия прозорец Правила и предупреждения.

В диалоговия прозорец Run Rules Now изберете правилата, които искате да изпълните, и щракнете върху Run Now. След като правилата се изпълнят, щракнете върху Затвори и след това щракнете върху OK в диалоговия прозорец Правила и предупреждения, за да го затворите. Сега вашите правила ще се изпълняват автоматично, като проверяват имейлите, които получавате, и изпълняват посочените от вас действия, всичко това зад кулисите.

Реклама

ЗАБЕЛЕЖКА: Някои правила може да не работят на други компютри, ако има конкретни папки, хора и т.н., използвани в правилата, създадени на оригиналния компютър, но не са налични на другите компютри.

ПРОЧЕТЕТЕ СЛЕДВАЩО Снимка на профила на Lori Kaufman Лори Кауфман
Лори Кауфман е технологичен експерт с 25-годишен опит. Тя е била старши технически писател, работила е като програмист и дори е управлявала собствен бизнес за няколко локации.
Прочетете пълната биография

Интересни Статии